Πόσο καιρό χρειάζονται οι εργοδότες για να τηρούν αρχεία καταγραφής μισθοδοσίας;

Σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμο του Ηνωμένου Βασιλείου, οι εργοδότες πρέπει να φυλάσσουν τα αρχεία μισθοδοσίας των υπαλλήλων ή πρώην υπαλλήλων τους για ορισμένο χρονικό διάστημα. Το χρονικό διάστημα, ωστόσο, ποικίλλει ανάλογα με το νόμο στο οποίο αναφέρεσαι, γεγονός που μπορεί να κάνει να ξέρεις πόσο καιρό να έχεις σύγχυση για τα αρχεία των υπαλλήλων. Λαμβάνοντας υπόψη τα απαιτούμενα χρονικά όρια για κάθε νόμο, καθώς και τα σχετικά με την καταβολή μισθοδοσίας καταστάσεις που το καταστατικό θέλει να διατηρήσετε και γιατί μπορείτε να αναπτύξετε πιο εύκολα ένα σύστημα που διατηρεί αρχεία μισθοδοσίας για όσο διάστημα απαιτείται ο νόμος.

Βίντεο της Ημέρας

Ταυτότητα

Τα αρχεία μισθοδοσίας είναι, γενικά, οποιαδήποτε αρχεία που σχετίζονται με τις ώρες εργασίας ενός υπαλλήλου και τους μισθούς που του καταβάλλονται, της Εργασίας. Σύμφωνα με τον νόμο περί δίκαιων εργασιακών προτύπων, τα αρχεία μισθοδοσίας περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με την ώρα και την ημέρα που κάθε εβδομάδα εργασίας αρχίζει. ο αριθμός των ωρών εργασίας που πραγματοποιήθηκαν σε κάθε εργάσιμη ημέρα και κάθε εβδομάδα εργασίας, το συνολικό ποσό που ο εργαζόμενος έχει κερδίσει μη εργάσιμες ώρες χωρίς υπερωρίες, την κανονική ωριαία αμοιβή για κάθε εβδομάδα κατά την οποία ο εργαζόμενος εργάστηκε υπερωρίες · συνολικές αμοιβές υπερωριών για κάθε εργάσιμη εβδομάδα · τα ποσά των προσαυξήσεων ή των εκπτώσεων στις αποδοχές του υπαλλήλου κάθε εβδομάδα · το συνολικό ποσό που καταβλήθηκε για κάθε περίοδο πληρωμής · και τις ημερομηνίες που καλύπτονται από κάθε περίοδο αμοιβής, σύμφωνα με το υπουργείο Εργασίας του Ηνωμένου Βασιλείου. Αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να σημειώνονται με τα προσωπικά στοιχεία του υπαλλήλου, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος, της διεύθυνσης, του επαγγέλματος και του φύλου. Εάν ο εργαζόμενος είναι κάτω των 19 ετών, περιλαμβάνει επίσης την ημερομηνία γέννησής του.

Λειτουργία

Σκοπός της διατήρησης των αρχείων μισθοδοσίας των εργαζομένων σύμφωνα με τον νόμο περί δίκαιων εργασιακών προτύπων είναι η προστασία των δικαιωμάτων των εργαζομένων στη δίκαιη αμοιβή, σύμφωνα με το Υπουργείο Εργασίας των ΗΠΑ, συμπεριλαμβανομένου του δικαιώματος των καλυμμένων, και την υπερωριακή αμοιβή. Τα αρχεία μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για να εξασφαλιστεί ότι ένας εργοδότης δεν απασχολεί παιδιά πολύ μικρά για να εργαστεί νόμιμα και δεν απασχολεί παιδιά που μπορούν να εργαστούν νόμιμα για παράνομο αριθμό ωρών. Η διατήρηση αρχείων βάσει του νόμου περί διακρίσεων λόγω ηλικίας στο πλαίσιο της απασχόλησης αποσκοπεί στο να διασφαλίσει ότι ένας υπάλληλος που ανακαλύπτει ότι μπορεί να έχει υποστεί διακρίσεις λόγω της ηλικίας του είναι σε θέση να βρει τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για να αποδείξει ή να απορρίψει την αξίωσή του, σύμφωνα με το EEOC.

Στοιχεία

Σύμφωνα με την FLSA και την ADEA, τα αρχεία μισθοδοσίας διατηρούνται γενικά για τρία έτη μετά την ημερομηνία λήξης της σύμβασης εργασίας, σύμφωνα με το EEOC. Η ADEA, η FLSA και άλλα καταστατικά μπορεί να απαιτούν από έναν εργοδότη να φυλάσσει διαφορετικά τμήματα του φακέλου ενός υπαλλήλου για διαφορετικά χρονικά διαστήματα. Για παράδειγμα, ενώ η ΑΔΕΑ απαιτεί την τήρηση μητρώων μισθοδοσίας για τρία χρόνια, απαιτεί βασικές πληροφορίες σχετικά με τον υπάλληλο να διατηρείται μόνο ένα έτος, σύμφωνα με το EEOC. Για να διασφαλίσετε ότι η επιχείρησή σας πληροί όλες τις απαιτήσεις διατήρησης αρχείων καταγραφής, συμβουλευτείτε έναν εξουσιοδοτημένο πληρεξούσιο εργατικού δικαίου.